1. Roles
Tu empresa (el «cliente») es la titular del banco de datos personales o responsable del tratamiento de los datos de sus propios clientes y contactos: decide para qué y cómo se usan. OtraVenta actúa como encargada del tratamiento: trata esos datos en nombre y por cuenta del cliente, solo para prestar el servicio contratado.
Para los datos de la cuenta del cliente (contacto, facturación, uso de la aplicación) y de quienes visitan este sitio, OtraVenta es responsable del tratamiento. Eso se explica en la política de privacidad.
WhatsApp, Instagram y TikTok son plataformas independientes con sus propias condiciones. Este documento no las reemplaza.
2. Objeto, finalidad y duración
El encargo consiste en recibir, procesar y responder, con un asistente automatizado, los mensajes que llegan a los canales que el cliente conecta; clasificarlos, etiquetarlos y derivarlos a una persona de su equipo; y conservar el historial para que el equipo lo consulte. Dura mientras el cliente mantenga el servicio contratado.
3. Datos y personas afectadas
- Datos: identificadores del canal (por ejemplo, número de WhatsApp o usuario de Instagram o TikTok), nombre de perfil, contenido de los mensajes y archivos adjuntos, fecha y hora, etiquetas y derivaciones.
- Personas: los clientes finales y contactos del cliente que escriben por los canales conectados.
- Los datos sensibles exigen consentimiento expreso y medidas reforzadas. Si la actividad del cliente requiere que el asistente los reciba, debe avisarnos antes de configurar ese flujo.
4. Instrucciones del cliente
OtraVenta trata los datos únicamente según las instrucciones del cliente, que se expresan en la contratación y en la configuración que él mismo realiza, y según la ley. Si una instrucción parece contraria a la ley, lo avisaremos. No usamos los datos del cliente para fines propios y no los transferimos a terceros, salvo a los subencargados autorizados o por mandato legal.
5. Obligaciones del cliente
- Contar con una base legal para tratar los datos, incluido el consentimiento cuando corresponda.
- Informar a las personas, antes o al momento de recoger sus datos, lo que exige el artículo 18 de la Ley 29733: finalidad, destinatarios, identidad y domicilio del titular del banco de datos, carácter obligatorio o facultativo de las respuestas, transferencias, tiempo de conservación y cómo ejercer sus derechos.
- Publicar su propia política de privacidad y ofrecer un canal para atender derechos ARCO dentro de los plazos legales.
- Cumplir las obligaciones que le correspondan como titular del banco de datos, como inscribirlo o comunicar un flujo transfronterizo ante la autoridad cuando proceda, y designar un Oficial de Datos Personales cuando la norma lo exija.
- Obtener la autorización previa de cada persona para enviarle mensajes, conforme a las políticas de la plataforma, y respetar el uso aceptable.
- Revisar la información y las respuestas que configura en el asistente.
6. Confidencialidad y seguridad
Solo accede a los datos el personal autorizado que los necesita para prestar el servicio, y está sujeto a confidencialidad. Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables según el riesgo y la naturaleza de los datos, de acuerdo con el Reglamento de la Ley 29733. No publicamos certificaciones que no tengamos.
7. Incidentes de seguridad
Si tomamos conocimiento de un incidente de seguridad que afecte datos del cliente, se lo informaremos de forma inmediata y le daremos la información disponible: naturaleza del incidente, datos afectados, consecuencias probables y medidas adoptadas. El cliente, como responsable, evalúa y realiza las notificaciones a la Autoridad Nacional de Protección de Datos Personales y a los afectados, que el Reglamento fija en un máximo de 48 horas cuando corresponde. Colaboramos con esas notificaciones.
8. Derechos de las personas
Si una persona nos escribe para ejercer derechos sobre datos que tratamos por encargo, trasladamos su solicitud al cliente en un plazo máximo de 3 días, como indica el Reglamento. Ayudamos al cliente, con las herramientas del servicio, a atender las solicitudes dentro de los plazos legales: 8 días hábiles para información, 20 para acceso y 10 para rectificación, cancelación u oposición.
9. Subencargados
El cliente autoriza que OtraVenta use los proveedores de la lista de subencargados, que asumen obligaciones equivalentes a las de este documento. Cuando incorporemos o cambiemos un proveedor que trate datos del cliente, se lo informaremos con anticipación razonable. Podrá oponerse por escrito antes de que el cambio entre en vigencia; si la oposición impide prestar el servicio afectado, cualquiera de las partes puede darlo por terminado.
10. Transferencias internacionales
Algunos proveedores y las plataformas de los canales operan fuera del Perú, por lo que los datos pueden tratarse en otros países. Cuando corresponda, el flujo transfronterizo se realiza hacia países con nivel adecuado de protección o con las garantías que exige el Reglamento, como cláusulas contractuales. Daremos al cliente la información que necesite para comunicar el flujo a la autoridad cuando le corresponda.
11. Conservación, devolución y supresión
Al terminar el servicio, devolvemos o suprimimos los datos del cliente según nos indique, y podemos acreditar la supresión. No conservamos datos del encargo por más de dos años desde la finalización del último encargo, salvo que una norma exija conservarlos; en ese caso los devolvemos al cliente para su conservación. Para evitar pérdidas, el cliente debe solicitar la devolución antes de cancelar.
12. Cooperación y verificación
Ponemos a disposición del cliente la información necesaria para demostrar el cumplimiento de este documento y atendemos los requerimientos de la autoridad de protección de datos que se relacionen con el encargo.
13. Aplicación y contacto
Este documento forma parte de las condiciones del servicio y se aplica desde que el cliente contrata OtraVenta. Si tu empresa necesita un contrato de encargo firmado aparte, escríbenos a hola@otraventa.com.