El problema: el chat acepta cualquier imagen
En una venta por chat, el cliente paga por Yape, Plin o transferencia y manda una captura. Es cómodo, y también es un punto débil. Una captura puede ser de otra operación, estar editada o mostrar un pago que aún no se refleja en tu cuenta. Yape lo advierte en su propio centro de ayuda: personas con malas intenciones pueden mostrar una pantalla falsa de confirmación. Su recomendación es revisar que el pago aparezca en la pantalla de movimientos de tu app, usar la opción de mostrar saldo para ver si aumentó y activar las notificaciones.
La regla práctica es simple: confirma en tu propia cuenta, no en la imagen que te mandaron.
Dos cosas distintas: pago y comprobante
Con frecuencia se mezclan, pero responden a preguntas diferentes.
| Concepto | Pago | Comprobante |
|---|---|---|
| Qué es | El dinero que entra a tu cuenta | El documento que emites por la venta (boleta de venta, factura) |
| Cómo se verifica | En tu app o estado de cuenta | En la consulta de validez de comprobantes de SUNAT |
| Quién lo confirma | Tu equipo | Tu equipo o tu contador |
Según SUNAT, al vender debes emitir comprobantes de pago electrónicos como boletas de venta y facturas, entre otros. Su guía menciona una excepción: no es obligatorio emitir boleta por ventas menores a S/ 5, salvo que el comprador lo exija. Si dudas de qué corresponde a tu negocio, consulta con tu contador, porque depende de tu régimen.
SUNAT también ofrece una consulta pública para verificar la validez de comprobantes de pago: pide el RUC del emisor, el tipo de comprobante, la serie y el número, la fecha de emisión y el monto. Es útil si un cliente o proveedor te envía un comprobante y quieres comprobarlo. Ojo: que un comprobante sea válido no demuestra por sí solo que el pago se hizo.
Un proceso de cinco pasos
- Recibir. El cliente envía la captura o el comprobante por el chat. Un asistente puede recibirla en cualquier horario.
- Ordenar. Se registran los datos que importan: nombre, producto o pedido, monto, fecha, medio de pago y número de operación si aparece.
- Marcar como "por validar". El pedido queda en espera. El asistente no confirma el pago ni promete la entrega.
- Validar. Una persona de tu equipo revisa en la cuenta o en la app que el dinero llegó y que el monto coincide.
- Confirmar y emitir. Con el pago validado, se confirma al cliente, se prepara el pedido y se emite la boleta o la factura que corresponda.
Así funciona OtraVenta: los pagos y comprobantes se reciben para revisión, pero la validación final queda en tu equipo. Puedes ver más en Seguridad.
Qué casos deben ir siempre a una persona
- El monto recibido no coincide con el pedido.
- La captura no tiene número de operación, está recortada o parece editada.
- Paga una tercera persona o desde una cuenta distinta a la del cliente.
- El cliente pide devolución, cambio de medio de pago o fraccionar el monto.
- Hay presión por entregar antes de que el pago se vea en tu cuenta.
- El cliente solicita factura y los datos de facturación no están claros.
Un mensaje que ayuda a ordenar la espera
"Recibimos tu comprobante. Una persona de nuestro equipo lo está validando y te confirmamos en cuanto el pago se vea reflejado. Si necesitas factura, envíanos tu RUC y razón social."
Este tipo de mensaje evita dos errores comunes: prometer un pedido antes de validar y dejar al cliente sin respuesta mientras esperas.
Qué datos conviene pedir y qué no
Pide solo lo necesario para validar el pago y emitir el comprobante: monto, fecha, medio y número de operación, además de los datos de facturación si el cliente los solicita. Evita pedir claves, códigos de verificación o contraseñas: ninguna validación de pago los necesita. Y recuerda que las conversaciones con datos personales tienen reglas propias; lee datos personales en chats de ventas.
Cómo configurarlo con un asistente
Si usas un asistente, define tres cosas por escrito: qué datos recoge, qué responde mientras el pago está por validar y cuándo deriva. Con Ventu, el asistente de IA de OtraVenta, configuras esas reglas en la app. La guía de qué responder y qué derivar te sirve como punto de partida.